Comment gérer les voyageurs supplémentaires dans votre Airbnb ?

Updated: août 30, 2024

Une fois que vous avez inscrit votre propriété sur Airbnb ou toute autre plateforme, vous avez compté le nombre de voyageurs précis. Peut-être disposez-vous d’un lit king-size dans chaque chambre et d’un canapé convertible pouvant accueillir deux personnes supplémentaires. Que se passe-t-il lorsqu’une réservation pour 4 personnes devient soudainement une réservation pour 6 personnes à l’arrivée ? Si vous devez tenir compte des questions logistiques, vous devez également prendre en considération la charge de travail supplémentaire. Facturez-vous plus cher à vos voyageurs pour chaque personne supplémentaire qu’ils amènent dans votre propriété Airbnb ? Comment garantir une expérience d’hébergement sans heurts tout en offrant une expérience de qualité aux voyageurs ?

Poursuivez votre lecture pour mieux comprendre comment accueillir des voyageurs supplémentaires dans votre propriété Airbnb.

Devriez-vous autoriser des voyageurs supplémentaires dans votre logement Airbnb ?

Chaque expérience d’hébergement est unique. Certaines propriétés peuvent être en mesure d’accueillir les voyageurs supplémentaires imprévus, tandis que d’autres ne le peuvent pas. Si votre propriété a une capacité d’accueil de 4 personnes, vous pourrez peut-être accueillir 2 personnes supplémentaires dans le cadre d’une réservation pour 2 personnes. Parfois, vous avez la capacité d’accueil, mais les restrictions locales en matière de location courte durée peuvent limiter le nombre de personnes que vous pouvez héberger sur votre propriété.

Outre la capacité d’accueil de votre propriété, il y a certains points que vous devez garder à l’esprit lorsque vous hébergez des « voyageurs supplémentaires » Airbnb :

1. Consommation supplémentaire de consommables, usure du mobilier et des appareils électroménagers
2. Vous risquez une contravention ou une amende selon les directives locales et les restrictions en matière de location courte durée.
3. Augmentation des coûts et du temps consacrés à la présentation d’une propriété propre et esthétique pour votre prochain séjour

Après chaque séjour, vous dépenserez un certain montant pour votre entretien. Supposons que vous ayez comptabilisé 210 euros de frais de nettoyage pour un séjour de 3 personnes. Mais ils arrivent avec une personne supplémentaire. Vous devrez maintenant dépenser 70 euros de plus pour préparer la propriété pour votre prochain séjour. Au lieu de le prendre dans votre poche, vous devez tenir compte des voyageurs supplémentaires dans votre stratégie de tarification Airbnb.

N’oubliez pas aussi que votre forfait ménage pour votre annonce Airbnb est calculé pour une capacité donnée, est-ce que 2 ou 4 personnes en plus vont impacter ces frais ?

Comment ajouter les frais des voyageurs supplémentaires Airbnb à votre stratégie de tarification ?

Il est essentiel d’inclure cette variable dans votre stratégie de tarification. Ces frais s’appliquent à chaque voyageur ayant dépassé le taux d’occupation standard de votre propriété. Par exemple, si vous autorisez quatre personnes à séjourner en même temps dans votre propriété, chaque personne supplémentaire devra s’acquitter d’un droit d’entrée additionnel.

Le montant que vous leur facturez dépend uniquement de chaque voyageur. Par conséquent, il ne peut y avoir de formule unique pour tous les cas de figure. Cependant, il y a certains facteurs que vous pouvez examiner avant de décider de votre tarif Airbnb pour les voyageurs supplémentaires.

1. Organisez correctement votre espace. Il peut être décevant de découvrir que vous avez annoncé une propriété pouvant accueillir cinq personnes alors qu’elle n’en accueille que trois avec succès et confort. Précisez clairement qui et combien de personnes vous pouvez accueillir.
2. Calculer les dépenses complémentaires. Tenez compte de l’utilisation accrue des services publics qu’une personne supplémentaire vous coûterait, ainsi que des fournitures de base, pour vous assurer de pouvoir continuer à dégager des marges.
3. Comparer et opposer. Il est important de faire des recherches. Vous pouvez contacter d’autres hôtes sur divers forums et lors d’événements liés à la location courte durée afin de comprendre comment ils gèrent les frais des voyageurs supplémentaires. Il peut s’avérer difficile d’effectuer toutes ces recherches mathématiques par soi-même. Vous devez vous renseigner sur le nombre de voyageurs dans votre localité et sur les frais facturés par ces établissements pour les voyageurs supplémentaires. Vous pouvez faire cela et bien plus encore en utilisant le Market Dashboards de PriceLabs.

Les Market Dashboards de PriceLabs sont des tableaux de bord personnalisés entièrement automatisés qui vous aident à suivre les données relatives aux locations saisonnières partout dans le monde. Vous pouvez analyser divers indicateurs clés de performance de votre bien immobilier pour prendre des décisions en matière de prix afin de maximiser les bénéfices ou de prendre des décisions d’investissement en connaissance de cause. Il vous permet également de mieux appréhender les autres marchés lorsque vous décidez d’élargir ou de créer votre portefeuille.

Comment ajouter les frais des voyageurs supplémentaires d’Airbnb à votre annonce ?

Vous devez inclure dans votre stratégie de tarification les frais de voyageur pour les personnes supplémentaires. Il est d’autant plus important que vos voyageurs soient au courant de ces frais. Faites-en l’annonce sur votre annonce et mentionnez-le dans votre règlement intérieur.

Vous pouvez ajouter des frais pour chaque voyageur que vous êtes prêt à accueillir au-delà de votre occupation standard. Par exemple, si vous ne pouvez accueillir confortablement que trois personnes. Ensuite, chaque quatrième et cinquième personne se verrait facturer des frais de voyageur supplémentaire Airbnb.

Comment faire ? Suivez les étapes suivantes sur Airbnb :

1. Allez dans Annonces et choisissez l’annonce pour laquelle vous souhaitez ajouter les frais de voyageur supplémentaire Airbnb.
2. Cliquez sur Prix et disponibilité, puis sur Frais.
3. Cliquez sur le bouton « Modifier » à côté de « Frais pour voyageur supplémentaire ».
4. Saisissez le montant de la charge que vous souhaitez facturer
5. Cliquez sur Enregistrer

N’oubliez pas que cela ne s’applique qu’aux réservations futures. Vous devez envoyer la demande de réservation ou de modification de voyage pour les réservations existantes.

Comment savoir si vous hébergez des voyageurs supplémentaires dans votre propriété ?

Si la plupart des voyageurs ne cachent pas le nombre de personnes qui les accompagnent, certains peuvent se montrer sournois. Il y a eu de nombreuses histoires d’horreur Airbnb dans lesquelles les hôtes n’ont appris l’existence d’un voyageur supplémentaire qu’en nettoyant la propriété pour le séjour suivant.

1. Accueillez vos voyageurs

Accueillir personnellement vos voyageurs n’est pas seulement un excellent service, c’est aussi une bonne façon de se protéger. Les voyageurs se sentiront extrêmement privilégiés et vous permettront de vérifier les détails que vous aviez recueillis auparavant.

Cette solution peut prendre du temps. Vous pouvez les accueillir personnellement ou faire appel à un service de conciergerie pour le faire à votre place. Cela vous aidera à créer une relation de confiance avec vos voyageurs. S’il n’est pas possible de faire rentrer quelqu’un en douce dès le début, il est possible d’essayer à mi-séjour. Vous pouvez toujours procéder à des vérifications à mi-mi-séjour vous assurer qu’ils ont tout ce dont ils ont besoin et que vous hébergez toujours le même nombre de voyageurs.

2. Investir dans des dispositifs intelligents

Il se peut que vous ne puissiez pas toujours visiter la propriété ou même investir dans des services de conciergerie. Une autre option consiste à investir dans des dispositifs immobiliers intelligents. Vous pouvez investir dans un système de vidéosurveillance extérieur. Cela peut vous aider à surveiller votre propriété et les mouvements autour de la propriété afin de protéger vos voyageurs contre le vol ou tout ce qui est illégal et de vous assurer que vous n’avez pas d’invités injustifiés.

Vous pouvez utiliser des sonnettes intelligentes. En principe, installez le dispositif qui vous permet de voir qui est à la porte, même à distance. Ces dispositifs peuvent envoyer des notifications à l’appareil de votre choix tout en vous permettant d’interagir avec vos visiteurs.

Certains appareils permettent de contrôler les niveaux de bruit et bien d’autres choses encore ! Assurez-vous que vos voyageurs savent que vous utilisez des appareils d’enregistrement pour surveiller l’intérieur de votre location saisonnière. Airbnb applique une politique stricte à l’égard des dispositifs d’enregistrement non divulgués. Vos voyageurs peuvent vous dénoncer si vous ne les avez pas déclarés. Veillez à indiquer la présence de ces dispositifs dans votre annonce afin que vos voyageurs soient au courant de leur existence.

Certains des dispositifs que vous pouvez utiliser :

1. Capteur Minut : Ce capteur multifonctions peut aussi servir d’alarme domestique, détecter la présence entre les séjours, la fumée de cigarette et les nuisances sonores. Un véritable allié pour votre location.
2. NoiseAware : Ce dispositif de surveillance du bruit fournit des données historiques, des évènements en temps réel et est facile à utiliser. L’appareil est né d’une nécessité personnelle du fondateur lorsqu’il a reçu une injonction de cesser et de s’abstenir à la suite d’une fête massive organisée dans sa propriété.
3. Netatmo : Ce moniteur de qualité de l’air vous permet de suivre la quantité de CO2 dans votre location saisonnière et donc de contrôler le nombre de personnes dans votre propriété. Tout le monde rejette du CO2. Vous pouvez également contrôler la qualité de l’air dans votre propriété – un avantage supplémentaire pour les voyageurs soucieux de leur santé.

Comment aborder les voyageurs qui amènent plus d’invités qu’ils n’en ont réservés

Si vous êtes un nouvel hôte, vous appréhendez peut-être un peu d’aborder un voyageur qui a enfreint votre règlement intérieur, probablement parce que vous craignez d’obtenir un mauvais avis. Mais vous devez les aborder immédiatement, poliment et respectueusement pour vous assurer de toujours offrir la meilleure expérience au voyageur.

1. Aborder le voyageur

Dès que vous découvrez des hôtes supplémentaires par rapport à la réservation dans votre propriété Airbnb, contactez le voyageur. Il est préférable de leur accorder le bénéfice du doute. Parlez-leur de la situation et trouvez une solution commune. Si vous avez déjà mis en place des règles et des frais supplémentaires pour les voyageurs dans votre propriété (comme vous le devriez), les choses ont toutes les chances de se dérouler comme vous le souhaitez. Essayez d’être aussi respectueux que possible.

Exemples de messages que vous pouvez envoyer à vos voyageurs

Si vous rencontrez ce problème, vous devrez collecter autant d’informations et de preuves que possible. Cela prouve qu’il y avait plus de personnes que prévu sur votre propriété. Pour ce faire, vous pouvez collecter des captures d’écran de vos dispositifs de surveillance et des captures d’écran de vos échanges de messages avec votre voyageur en cas de signalement de la part des voisins.

Airbnb ou toute autre OTA serait en mesure d’analyser ces preuves pour prendre les mesures nécessaires.

Bien qu’il soit plus facile de recueillir des preuves de surveillance, nous vous proposons quelques messages facilement personnalisables que vous pouvez envoyer à vos voyageurs dans une telle situation :

1. Accordez-leur le bénéfice du doute :

Bonjour {nom du voyageur}, je suis sûr qu’il s’agit d’une erreur involontaire ou d’une mauvaise communication, mais il y a plus de personnes qui séjournent chez vous que vous ne l’aviez mentionné. La réservation ne permet d’accueillir que {le nombre de personnes connues pour séjourner} voyageurs.

{xxx.xx€} est le tarif de la nuit pour chaque nouveau voyageur dans la propriété. Veuillez m’en informer lorsque vous effectuerez le paiement pour les autres personnes séjournant dans la propriété.

N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin de quoi que ce soit d’autre pour assurer le confort des nouveaux voyageurs pendant leur séjour parmi nous.

Merci.

Bonne journée.

2. Informez-les de la date à laquelle vous saisissez l’OTA :

Bonjour {nom du voyageur}, Nous avons déjà essayé de vous communiquer notre règlement intérieur. Je réitère toutefois ce point ici :

La réservation ne permet d’accueillir que {nombre de voyageurs}. Cependant, il y a actuellement {nombre de voyageurs dans la propriété} qui séjournent dans la propriété en ce moment – {nombre de voyageurs supplémentaires} invités de plus que ce que nous nous attendions à accueillir.

{€xxx.xx} est le tarif de la nuit pour chaque nouveau voyageur dans la propriété.

La demande de paiement précédente n’a pas été comptabilisée par conséquent, nous vous prions de bien vouloir payer pour le séjour du voyageur supplémentaire qui séjourne dans la propriété.

Si ce n’est pas le cas, je serais contraint de porter l’affaire devant Airbnb.

[OPTIONAL] Les dispositifs de surveillance de la propriété ont également permis de recueillir des preuves du problème. Veuillez trouver ladite preuve avec le message.

Encore une fois, faites-moi savoir si nous pouvons faire quoi que ce soit pour que votre séjour se passe bien dans notre propriété, afin que nous soyons tous les deux satisfaits.

Merci.

Bonne journée.

2. Soumettre une demande de modification de réservation

Dès que vous découvrez qu’il y a plus de monde que prévu dans votre propriété, soumettez une demande de modification de réservation sur votre OTA. Pour faciliter les choses, il est recommandé de faire connaître au voyageur le montant des frais pour les invités supplémentaires avant de procéder à la réservation. (Plus d’informations à ce sujet dans la suite de l’article)

La demande de modification inclut le complément pour chaque nouveau voyageur. N’oubliez pas que cela n’est pas possible si le voyageur supplémentaire respecte la capacité d’accueil maximale de votre établissement. Imaginons que votre propriété puisse accueillir trois personnes au maximum. Votre voyageur actuel a amené une personne supplémentaire avec lui. Vous ne pouvez pas introduire de demande de modification, car votre capacité d’hébergement est largement suffisante. Vous pouvez également demander le paiement des frais de voyageur supplémentaire par le biais de l’appli.

3. Contacter l’assistance Airbnb

Il s’agit là, de préférence, de votre dernier recours, car Airbnb aura le dernier mot et vous serez dessaisi de tout pouvoir d’action.

Si vos voyageurs n’ont pas accepté la demande de modification de réservation, déposez une demande de résolution auprès d’Airbnb. Accédez au centre de résolution Airbnb et soumettez une demande de résolution. Votre demande restera ouverte pendant 72 heures, ce qui vous donnera une nouvelle chance de la résoudre en direct avec votre voyageur. Si la résolution directe n’a pas fonctionné, retournez dans l’application et cliquez sur « Impliquer Airbnb ». Cela conduira Airbnb à examiner la demande et à prendre la décision finale sur votre situation d’hébergement.

Vous ne désirez pas de surprises inattendues de la part de vos voyageurs. Cependant, en tant qu’hôte Airbnb, vous devriez vous préparer au pire pour vous assurer de ne pas perdre d’argent. L’obtention d’une personne supplémentaire pour une propriété de trois personnes, une occupation maximale et deux voyageurs serait acceptable. Dépasser la capacité maximale que vous avez fixée pour votre propriété serait inconfortable à la fois pour le voyageur et pour vous. Ils ne pourraient pas bénéficier de la meilleure expérience d’hébergement que vous puissiez leur offrir, et vous risqueriez de vous retrouver avec un avis défavorable.

C’est pourquoi il vaut mieux être préparé. Savoir comment gérer les voyageurs supplémentaires dans votre Airbnb vous facilitera la tâche. Assurez-vous d’avoir tout l’équipement nécessaire pour faire face à toutes les situations que votre parcours d’hébergement de locations saisonnières pourrait vous réserver.