Updated: mai 28, 2024
Voici tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur le livret d’accueil en location saisonnière. De la gestion des tâches administratives et quotidiennes du logement, à la tarification, en passant par la mise en ligne d’une annonce sur Airbnb ou d’autres plateformes dédiées, il y a de nombreux aspects à ne pas négliger, que vous soyez propriétaire ou gériez des hébergements destinés à de la location de courte durée. S’il y a un point auquel porter une attention toute particulière, c’est bien la communication.
Au-delà des messages que vous pouvez envoyer à chaque étape du parcours voyageur, de la réservation à leur retour chez eux, le livret d’accueil en location saisonnière est indispensable pour que leur expérience dans votre bien soit une totale réussite. En effet, ce guide du parfait séjour joue un rôle essentiel pour que les occupants se sentent accompagnés au maximum et puissent profiter des lieux comme il se doit. Facilitant aussi bien la vie des locataires que celle de l’hôte ou hôtesse que vous êtes, ce mode d’emploi de la maison a su évoluer avec le temps, du livret papier aux versions digitales plus modernes.
Nous allons donc vous expliquer, ici, à quoi il sert, ce que vous devez y mettre et les différentes façons de le créer. Nous vous présenterons, enfin, trois solutions numériques parmi les plus complètes et efficaces du marché.
1. Qu’est ce qu’un livret d’accueil en location saisonnière
C’est un recueil de toutes les informations dont les voyageurs ont besoin concernant l’hébergement dans lequel ils vont séjourner pendant un moment. Ils doivent y retrouver toutes les réponses aux questions qu’ils peuvent se poser tout au long de leur visite chez vous. Mis à disposition dès leur arrivée sur les lieux (et même avant, nous le verrons plus loin), c’est une véritable bible contenant tout ce qui va permettre de leur simplifier la vie au maximum. Plus encore, de les faire se sentir à l’aise immédiatement et de manière la plus autonome qui soit. Ce manuel peut regrouper aussi bien les notices de fonctionnement des appareils électroménagers que des bonnes adresses de restaurants aux alentours. N’hésitez pas à y faire figurer un récapitulatif des règles à respecter ainsi qu’un rappel de tous les renseignements pratiques concernant la vie dans le logement, jusqu’au départ des occupants.
À ce propos, avez -vous déjà pris votre décision quant à l’ajout et l’inclusion de frais de ménage Airbnb dans votre offre de location ?
2. Que doit-il contenir ?
Évidemment, il n’existe pas qu’un seul modèle de livret d’accueil, mais bien une multitude dont vous pouvez vous inspirer afin de créer le vôtre. Peu importe le support que vous allez choisir (à l’ancienne, version papier ou livret 2.0) pour l’élaborer, il y a un nombre de pages et rubriques quasiment obligatoires à y intégrer pour le rendre le plus exhaustif possible. Voici un exemple de livret d’accueil et surtout des différentes sections qu’il doit contenir.
Couverture/Page de présentation
C’est la première impression qu’auront les voyageurs de votre logement, mais aussi de vous. Il faut donc qu’elle rende compte tout de suite de votre état d’esprit et de l’ambiance que vous avez voulu instaurer dans l’hébergement. C’est un appel à en découvrir d’avantage autant qu’un moyen de rassurer vos locataires sur leur (excellent) choix. En général, il est de bon ton d’y faire apparaître :
- Un titre. Il peut s’agir du nom de votre propriété ou de la mention « Bienvenue chez … », par exemple.
- Une photo (de qualité) de votre logement le mettant en valeur. Vous pouvez en mettre un de la région dans laquelle il se trouve, si cette dernière à la réputation d’offrir des moments agréables en la visitant. Sous le cliché, il est bon d’ajouter la mention « livret d’accueil »
Mot de bienvenue
C’est la touche personnelle que vous apportez à votre livret d’accueil. Dans cette rubrique , n’hésitez pas à vous présenter à vos locataires. Vous pouvez indiquer, entre autres :
- Votre âge.
- Votre situation familiale.
- Ce que vous faites dans la vie.
- Depuis combien de temps vous accueillez des voyageurs dans votre logement.
- Si tel est le cas, que vous êtes originaire du coin.
- L’histoire de votre propriété.
- Vos centres d’intérêt.
- Si vous êtes leur contact principal, en cas de besoin.
Bref, tout ce qui fera que les personnes de passage dans votre hébergement vous connaissent un peu mieux, se sentent plus proches de vous. Cela les fait se sentir bien accueillis et surtout accompagnés de la plus belle des manières.
La fiche pratique
Vous pouvez regrouper ici, toutes les informations utiles, comme :
- Le code wifi
- Les coordonnées de la personne ou de la conciergerie à contacter (si ce n’est pas vous) en cas de problème ou question.
- Un rappel des numéros d’urgences, pompiers, police, samu, etc. Vos locataires étranger vous en seront reconnaissants.
- Tous les numéros et contacts que vous jugez utiles : un médecin qui reçoit en urgence, le jardinier, le personnel d’entretien de la piscine ou autres.
Le sommaire
Il permet à vos locataires de s’y retrouver facilement dans le livret d’accueil et d’accéder plus rapidement à la rubrique qui les intéresse. Un guide bien structuré commence par un sommaire clair et précis. Vous le ferez bien entendu évoluer, à mesure que votre livret prendra forme et en fonction des sections que vous allez éventuellement ajouter selon les demandes et les remarques des voyageurs.
Les conditions d’accueil
Récapitulez, ici :
- Les horaires d’arrivée et de départ préconisés.
- Les conditions de remise et de restitution des clés (en personne, via une boîte à clé, ou bien encore le code d’une éventuelle serrure connectée)
- S’il y a un état des lieux en fin de séjour et comment va-t-il se dérouler.
- Par quel moyen de transport arriver jusqu’au logement depuis la gare ou l’aéroport le plus proche (bus, taxi, vtc, métro, etc) et les itinéraires recommandés.
- Les conditions de stationnement (privé ou public).
Il est fortement recommandé d’indiquer dans cette partie toutes les informations qui permettent aux voyageurs de se rendre sur leur lieu de villégiature le plus sereinement possible.
La vie dans le logement
Faites que l’on retrouve ici, tous les renseignements utiles à une prise de marques autonome de la part de vos locataires. De la façon de se servir de tous les équipements de la maison ou de l’appartement (avec un mise à disposition des modes d’emploi) à votre politique en termes de gestion des déchets ainsi que toutes les particularités auxquelles faire attention (serrure inversée, ou autre). Ne lésinez pas sur les visuels et les photos pour illustrer tout cela et pour que ce soit toujours plus limpide pour les occupants.
Les règles
Que ce soit concernant le bruit, la cigarette, les animaux ou la réception d’invités, rappelez toutes les consignes que les voyageurs doivent s’engager à respecter en séjournant chez vous. Ceci évite bien des soucis avec le voisinage, notamment, ce qui serait désastreux pour la suite de vos activités en location de courte durée.
Bon à savoir
Dans cette rubrique, mettez tous les bons plans, bonnes adresses et tous les points d’intérêts aux alentours. Tout ce qui peut donner l’impression à vos locataires que vous avez vraiment pensé à tout pour leur permettre de profiter à fond de leur séjour.
Sachez qu’il existe d’excellentes formations en ligne pour créer un livret d’accueil parfait.
3. À quoi sert le livret d’accueil en location saisonnière ?
Les avantages de mettre un tel guide à disposition sont multiples pour les voyageurs comme pour vous.
Bénéfices pour les voyageurs
- Se sentir considérés par leur hôte·sse comme ils le méritent. Avoir la sensation de profiter d’un accueil très personnalisé et amical.
- La preuve de votre sérieux et votre professionnalisme grâce à une anticipation de tous les problèmes ou difficultés qu’ils pourraient subir au cours de leur séjour.
- Avoir les coordonnées d’un interlocuteur dédié qui est en mesure de leur apporter toute l’aide dont ils ont besoin.
- Avoir accès à un maximum d’informations, conseils ou recommandations pour vivre leur expérience dans et en dehors de votre propriété. Cela leur évite de perdre du temps à faire leurs recherches eux-mêmes.
Bénéfices pour vous
Que vous soyez propriétaire ou gestionnaire, le gros avantage est évidemment le gain de temps. Les multiples échanges que vous pouvez avoir par mail, sms, téléphone ou autre, peuvent être assez chronophages et surtout répétitifs. Plus votre livret d’accueil Aibnb sera complet et bien documenté, moins les voyageurs se sentiront dans l’obligation de vous contacter pour vous demander de l’aide. De plus, Ils auront le sentiment d’avoir été pris en charge de façon admirable tout au long de leur passage chez vous. Ils ne manqueront certainement pas de vous le faire savoir à travers un retour et des commentaires positifs à votre égard. C’est un des facteurs essentiels pour attirer encore plus de visiteurs.
Et pour développer encore plus efficacement votre activité de loueur·se, pourquoi ne pas vous renseigner sur la tarification intelligente Airbnb ?
4. Les différents formats d’un livret d’accueil en location saisonnière
La version papier
C’est le support historique du livret d’accueil. Il est mis bien en évidence dans le logement pour que les voyageurs puissent s’y plonger dès leur arrivée. Il est absolument nécessaire de soigner son apparence pour donner envie aux locataires de l’ouvrir et pour qu’ils le lisent avec plaisir. Pour ce type de guide vous pouvez, par exemple :
- Créer une couverture pour lui donner véritablement l’apparence d’un livre.
- Écrire le petit mot de bienvenue de façon manuscrite, pour un effet encore plus personnalisé et montrer combien vous êtes proches de vos visiteurs.
- Mettre des photos de très haute qualité.
Vous devez faire en sorte que l’on ressente bien tous les efforts que vous avez fournis pour créer un tel ouvrage. C’est le moins que vous puissiez faire pour rendre, au mieux, compte de la qualité de votre hébergement et du côté accueillant de votre belle région.
La version PDF
L’ écologie et le respect de l’environnement, mais également son côté plus rapide et moins coûteux, font de ce format un de ceux qui ont le plus de succès ces dernières années. En créant un guide sur votre ordinateur, vous avez de multiples possibilités de mise en forme, de styles de polices, animations, visuels etc. Les gros avantages de ce type de livret d’accueil sont :
- L’opportunité de l’envoyer quand bon vous semble aux voyageurs, et ce, même avant leur arrivée afin qu’ils puissent consulter les informations concernant le logement, le plus vite possible. Vous pouvez leur envoyer par mail ou via la messagerie Airbnb, par exemple.
- Sa mise à jour est plus rapide. Si vous avez remplacé un appareil électroménager, plus besoin de vous rendre sur place pour changer les informations le concernant. Vous n’avez qu’ à modifier informatiquement le document et envoyer la nouvelle version à qui de droit.
Les application dédiées
Il en existe de nombreuses qui vous permettent de créer les livrets consultables par les voyageurs dans leurs espaces dédiés. Certaines vous permettent de les partager sous forme de QR code, par exemple. Dans la partie suivante, nous avons choisi de vous parler de trois de ces outils.
5. On vous présente 3 solutions numériques
Yaago
Yaago a été créé en 2019. C’est un outil clé en main pour tous les professionnels de la location saisonnière. L’accueil et les relations entre les hôtes et les voyageurs sont au centre de leurs préoccupations. L’atout principal de Yaago et l’opportunité qu’il vous donne de créer un livret d’accueil complètement interactif et totalement personnalisable par ses utilisateurs, vous pouvez donc y intégrer :
- Les modalités d’accès au logement (code de la boîte à clé ou de la serrure intelligente).
- Le code wifi et les numéros et contacts utiles.
- Le dépôt de caution.
- La description complète du logement (guides d’utilisation des différents appareils en photo ou vidéo et en plusieurs langues).
- Le rappel des règles à respecter.
- Les bonnes adresses autour de l’hébergement sur une carte interactive.
Toujours en rapport avec la communication, Yaago vous donne la possibilité de regrouper tous vos échanges avec les voyageurs par chat direct, SMS et/ou Whatsapp.
N’hésitez pas à consulter le site Yaago.
EnsoConnect
Cet outil se sert de l’intelligence artificielle pour personnaliser et automatiser au maximum les interactions entre vos locataires potentiels et vous. Elle permet de créer un livret d’accueil numérique très facilement à travers la plateforme et pour chacun de vos logements. l’IA lui permettant de récolter un nombre important d’informations concernant les voyageurs, EnsoConnect leur concocte un livret qui leur ressemble, capable d’anticiper la moindre de leurs questions ou préoccupations. Des codes d’accès (dans le cas d’une arrivée autonome avec une boîte à clés ou une serrure connectée) aux propositions de prestations supplémentaires, l’application « Boarding Pass » guide les voyageurs dès la réservation confirmée de votre hébergement.
Une boîte de réception centralisée regroupe tous les courriels, sms et autres échanges via Whatsapp ou la messagerie Airbnb pour faciliter encore plus la communication.
Renseignez vous plus en détail sur EnsoConnect.
StyQR
Ce livret d’accueil digital hyper pratique et facile à créer vous permet de centraliser toutes les informations que vous jugerez nécessaires de communiquer à vos locataires. Ils passeront ainsi, un séjour des plus agréables sans passer leur temps à vous solliciter. C’est un guide 100 % personnalisable, que ce soit au niveau de couleurs, de l’image de fond ou des polices d’écriture. Vous avez la possibilité d’y intégrer plusieurs modules (voire la totalité) parmi les 10 à disposition. Vous les organisez comme bon vous semble afin de donner tous les renseignements essentiels à une expérience voyageur réussie dans votre logement :
- Digicode ;
- Wifi ;
- Mot d’accueil ;
- Infos pratiques ;
- Infos arrivée ;
- Infos départ ;
- État des lieux ;
- Numéros utiles ;
- Livre d’or ;
Si vous êtes un·e professionnel·le a la tête d’une conciergerie ou une société de gestion, StyQr vous permet même d’y ajouter votre logo, vos informations de contacts et de profiter d’une fonctionnalité de duplication pour créer plusieurs livrets plus aisément.
La principe de StyQr est de générer un QR code que vous pouvez mettre bien en évidence dans un joli cadre photo dans le logement. Vous pouvez également envoyer le livret d’accueil en amont aux voyageurs, par mail ou sms. Pour plus d’informations, rendez-vous sur StyQr.
Nous espérons, à travers cet article, vous avoir montré l’importance du livret d’accueil en location saisonnière. Il fait partie de la panoplie du parfait gestionnaire locatif. Pour tout ce qui est du revenue management et de la tarification dynamique, vous pouvez toujours compter sur notre outil PriceLabs.
